我们经常用Word建立各种各样的文档，日子久了，看到文档标题就想不起文档的内容了（如图1），为了寻找某篇文章，你是不是需要一个个打开文件并深感烦恼？其实大可不必如此，我们可以利用Word的预览功能了解文件的内容。


图1

    运行Word，单击“打开”按钮，在弹出的打开对话框中选择Word文件所在的文件夹，并选中某个文件，单击第一行工具栏的“视图”按钮旁边的三角，展开视图选项，选择“预览”，这样，选中一个文档，其内容就会在对话框右边显示出来（如图2），你就不用一个个地打开文档寻找了。当然，好的习惯是在保存时起一个有意义的文件名。


图2  

      1. 任意日期与时间的输入

    数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期，而数字键与“：”配合可输入时间：如输入“3/25”，然后回车即可得到“3月25日”。又如输入“9:25”，回车即得到“09:25”。

    2.当前日期与时间的快速输入

    选定要插入的单元格，按下“Ctrl”键与分号键“；”，然后回车即可插入当前日期。而要输入当前时间，同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与分号键，然后回车即可。

    3.日期与时间格式的快速设置

    如果对日期或时间的格式不满意，可以右击该单元格，选定“设置单元格格式→数字→日期”或“时间”，然后在类型框中选择即可。  

  　　Excel是一个很好用的电子表格，许多学校都用它来管理学生成绩。其实，Excel中还有许多比较实用的功能未被挖掘出来，这些功能用好了，可让我们的Excel工作表锦上添花。以下以Excel 2000为例加以说明。

　　一、在输入大量学生成绩时，容易发生误输入，如少打小数点、多打一个零等。为避免这种情况，可以设置“有效性”检查，当输入数据超出0到100的范围时，就会自动提示出错。具体设置如下：

　　1. 选定所有需要输入学生成绩的单元格。

　　2. 单击“数据”菜单下的“有效性”命令。

　　3. 单击“设置”标签，在“允许”框中选择“小数”，在“数据”框中选择“介于”，在“最小值”框中输入“0”，在“最大值”框中输入“100”。

　　4. 单击“输入信息”，在“标题”框中输入“请输入学生成绩”，在“输入信息”框中输入“成绩介于0到100之间”。

　　5. 单击“出错警告”，在“标题”框中输入“输入出错”，在“出错信息”框中输入“请输入0到100之间的数”。

　　6. 单击[确定]按钮。

　　二、做完学生成绩表后，可把学生的平均成绩分类，大于90分的显示红色，60到90分的显示黄色，60分以下的显示黑色，这样看起来一目了然。

　　1. 选定平均分所在单元格区域。

　　2. 单击“格式”菜单下的“条件格式”命令。

　　3. 输入条件1（大于90分）：在第一个下拉列表框中，选择“单元格数据”，在第二个下拉列表框中选择“大于”，在第三个下拉列表框中输入“90”，单击[格式]按钮，把字设为红色。

　　4. 单击[添加]按钮，照上述方法添加上条件2（60~90分）和条件3（60分以下）。

　　5. 单击[确定]按钮。

　　三、在处理各班的优秀学生名单时，可把各班的学生名单放在不同的“文件夹”里，需要时就展开，不需要了就合上，非常方便。

　　1. 在A1单元格中输入“高一（1）班”。

　　2. 选择表中高一（1）班的所有学生，单击“数据”菜单的“组及分组显示”下的“组合”命令，这样，相当于是把高一（1）班的学生名单放入一个“文件夹”中，“文件夹”的名称为“高一（1）班”。

　　3. 照上述方法，把高一（2）班、高一（3）班等的学生名单，分别放入一个“文件夹”内。

　　这样处理后，是不是很方便了！